Einleitung
RFPs (Request For Proposals) dienen, wie der Name schon sagt, dazu, in einem kontrollierten, wettbewerbsorientierten Verfahren, das normalerweise von der Einkaufsabteilung gesteuert wird, detaillierte Informationen anzufordern.
Ziel ist es, Informationen von potenziellen Lieferanten zu sammeln, um die beste Lösung für die Einkaufsorganisation zu ermitteln. Die Verantwortung für die Analyse von Fragen zur Produktfunktionalität sollte beim Verkäufer und nicht beim Käufer liegen. Weitere Gründe können Marktscreening, Neuverhandlung bestehender Verträge oder rein hygienische Faktoren sein, da die Lösung möglicherweise bereits offensichtlich ist.
Was sind die Herausforderungen?
Das Problem und den erwarteten Nutzen richtig zu identifizieren, ist die wahre Herausforderung
Viel zu oft stürzen sich Asset- und Wealth-Manager auf die Suche nach Lösungen und wollen sofort das kaufen, was auf dem Markt verfügbar ist. Das Problem ist nicht der RFP-Prozess selbst.
Asset- und Wealth-Manager versäumen einen entscheidenden Schritt: Sie erkennen, welche Vorteile sie sich in den nächsten fünf bis zehn Jahren von ihrer Plattform versprechen.
Oftmals liegen Probleme, die an der Oberfläche eines Systems oder Tools auftreten, weiter oben. Ihr Portfoliomanagementsystem ist möglicherweise nicht der einzige Grund für ungenaue Portfoliobestände. Dies kann auch am Middle Office, an Datenverarbeitungsproblemen, Problemen mit der Tagesauslastung, verspäteter Datenlieferung durch Depotbanken usw. liegen.
Geben Sie keine RFP heraus, wenn Sie nicht wissen, wonach Sie suchen, denn die Lösungsvorschläge, die Sie erhalten, entsprechen möglicherweise nicht Ihren tatsächlichen Anforderungen.
2. Die RFP-Vorlage ist nur eine Vorlage und nicht auf die Problemstellung zugeschnitten
Vorausgesetzt, Sie haben klar definiert, was Sie ansprechen möchten, ist es an der Zeit, den Anbietern einen Fragebogen zu schicken. Angesichts der Größe der Aufgabe werden häufig Berater beauftragt, die die Vorarbeit übernehmen. Sie schicken häufig ein Standard-RFP-Formular an die Anbieter und beantworten die Fragen der Anbieter. Außerdem erfassen und fassen sie die Antworten der Anbieter im Namen ihrer Kunden (der Käufer) zusammen.
Die RFP-Vorlage enthält oft Tausende von Fragen und kann für die Kunden beeindruckend wirken. Es kann jedoch ein Interessenkonflikt des Beratungsunternehmens bestehen, seinen Kunden einen komplexen und langwierigen Prozess zu verkaufen, da die Kosten auf der Grundlage von Zeit und Material berechnet werden. Um jedoch eine fundierte Entscheidung treffen zu können, muss man sich auf die richtigen Informationen konzentrieren.
Niemand liest ein standardmäßiges tausendzeiliges RFP-Dokument.
Anbieter auf der anderen Seite erhalten regelmäßig diese umfangreichen Vorlagen zum Ausfüllen, was bedeutet, dass sie Zeit und Ressourcen aufwenden müssen, um allgemeine Fragen oder unklare Anforderungen zu beantworten. Dies kann eine falsche Grundlage für die Beziehung zwischen Käufer und Verkäufer schaffen. Anbieter wissen nicht genau, was die Kunden wirklich wollen, und versprechen möglicherweise zu viel von ihren Fähigkeiten in der Hoffnung, die RFP zu gewinnen, oder reagieren manchmal gar nicht mehr darauf. Am Ende ist es eine Situation, in der Käufer und Verkäufer verlieren, aber das Beratungsunternehmen erhält Einnahmen.
Wie macht man es richtig?
Das Rezept ist ganz einfach, wird aber oft vergessen:
Identifizieren Sie Ihr wahres Problem und Ziel: Sie müssen Zeit und Mühe darauf verwenden, das Problem, das Sie lösen möchten, oder das Ziel, das Sie erreichen möchten, klar einzugrenzen, bevor Sie überhaupt daran denken, eine RFP herauszugeben. Es kann sein, dass Sie in Ihrer Situation nicht einmal eine herausgeben müssen. Wenn Sie wissen, welchen Anbieter Sie möchten, fordern Sie einfach ein Angebot an.
Treffen Sie strategische Entscheidungen vor einer RFP: Sie müssen entscheiden, ob Sie selbst etwas entwickeln oder kaufen, den Betrieb intern aufrechterhalten oder auslagern, vor Ort oder in der Cloud hosten möchten … Indem Sie zunächst Ihr Problem und Ihr Ziel identifizieren, können Sie eine Plattformstrategie entwickeln. Anbieter müssen Ihre strategischen Entscheidungen verstehen, um besser auf Ihre Bedürfnisse eingehen und die richtigen Lösungen anbieten zu können.
Gestalten Sie das RFP-Dokument relevant und prägnant: Um den vollen Nutzen aus dem RFP zu ziehen, ist es wichtig, Kunden und Anbieter richtig zusammenzubringen. Ihre Vorlage enthält wichtige Kriterien, Fragen, Anwendungsfälle und Anforderungen, die den Auswahlprozess beschleunigen und die engere Auswahl schärfen. Wenn die Anbieter nicht verstehen, was Sie erreichen möchten, können sie Ihnen nicht die richtige Lösung vorschlagen. Ein tausend Zeilen langes RFP-Dokument hilft ihnen nicht dabei, zu verstehen, wonach Sie suchen, und hilft Ihnen nicht dabei, sich für das Richtige zu entscheiden.
Denken Sie daran, dass einer der Anbieter, mit denen Sie sprechen, höchstwahrscheinlich Ihr neuer Partner sein wird. Daher möchten Sie die Grundlage für eine Partnerschaft schaffen. Im Rahmen Ihres RFP-Prozesses möchten Sie den Anbieter identifizieren, der Ihr eigentliches Problem löst, Ihr Hauptziel erreicht, als Partner mit Ihnen zusammenarbeitet und nicht zu viel verspricht. Es geht auch darum, die Zeit des anderen zu respektieren. Sie möchten weder Ihre noch die Zeit der Anbieter verschwenden.
Fazit: Aufforderung zur Angebotsabgabe oder Aufforderung zur Problembehebung?
Eine RFP ist ein gutes Tool, um Angebote zu erhalten, sobald Sie Ihre Geschäftsstrategie und -ziele klar definiert und die Hindernisse identifiziert haben, die Sie bei der Erreichung dieser Ziele behindern. Wenn Sie Ihre Anforderungen nicht klar formulieren, kann dies bereits in einem sehr frühen Stadium zu einem Rückschlag führen. Je weiter Sie diesen Weg einschlagen, desto mehr Kosten können in die Höhe schnellen. Wir können nicht genug betonen, wie wichtig es ist, es von Anfang an richtig zu machen. Dazu sind oft Personen mit einem externen Blick erforderlich, die Ihnen dabei helfen, die Problemstellung zu präzisieren.
Bei TGGC sind wir Meister darin, die wahre Problemstellung zu identifizieren, und wenn eine RFP erforderlich ist, können wir die Dauer des gesamten Prozesses erheblich verkürzen. Wir kümmern uns um Ihr Geschäft, als wäre es unseres.
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